Vállalati tartalomkezelő rendszerek Az ECM-rendszerek (szoftver-technológiák) azok a szoftveres technológiák, amelyek széles körben alkalmazhatók a nem strukturált információk kezelésében, tárolásában, lekérésében és védelmében, amelyek közvetlenül kapcsolódnak bármely szervezet üzleti folyamatainak kezeléséhez.
Egyesek összekeverik az ECM rendszereket és elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (EDMS). A meghatározások közötti összetévesztés abból fakad, hogy az EDMS a vállalati dokumentumkezelő modulokon túl gyakran tartalmaz néhány ECM szolgáltatást is. Mint például a munkavállalók interakciója a dokumentumok elkészítése során. Ebben a helyzetben teljesen lehetséges megvitatni a funkcionalitás kiterjesztését az ECM rendszerre.
Az ECM rendszer és az EDMS közötti fő különbség az, hogy a vállalati elektronikus dokumentumkezelés mellett az ECM rendszerek egységes információs teret teremtenek a szervezet összes felhasználójának, valamint az üzleti folyamatok automatizálását biztosítják.
Az ECM rendszerek használatának köszönhetően a munkaerő-források optimalizálva vannak, és a vállalkozás működési költségei jelentősen csökkennek.
Az ECM rendszerek rendszerint a következő alszakaszokat (modulokat) tartalmazzák, amelyek mindegyike integrálódik a többi alszakaszhoz, és külön is létezhetnek.
Az alábbiakban néhány ezek közül:
- Vállalati elektronikus dokumentumkezelő modul;
- Üzleti folyamatok támogatási modulja;
- Webes tartalomkezelő modul vállalati webhelyhez vagy portálhoz,
- Médiatartalom-kezelő modul;
- Tudásmenedzsment modul;
- Tartalom-hozzáférés-vezérlő modul, amely a szükséges információkat biztosítja, időtől és helytől függetlenül.
Mindegyik alszakasz bizonyos készségeket igényel. Például egy vállalati webhely vagy portál webtartalmának kezelése speciális ismereteket igényel az internetes erőforrások adminisztrálásában, és a vállalkozás elektronikus dokumentumkezelő modulja megköveteli a dokumentumok belső mozgásának sajátosságait.
Az ECM-rendszerek egyesítik a dokumentumok tartalmát és a vállalati vezetői szempontokat, létrehozva egységes környezetet a dokumentumkezeléshez, és csökkentik az üzleti feladatok végrehajtásához szükséges munkatevékenységek számát. Így a vállalati tartalom hozzáférhetővé válik azok számára, akiknek szükségük van a gyors és magas színvonalú munkához.
